Nel mondo delle transazioni ad alto rischio, Intralinks Virtual Data Room rappresenta la soluzione fidata dal 99% delle aziende Fortune 1000. Ci troviamo di fronte a una piattaforma che ha stabilito nuovi standard nel settore della due diligence digitale.

Intralinks, infatti, è la prima virtual data room ad ottenere la certificazione ISO 27701, garantendo così i massimi livelli di privacy e protezione dei dati. Con una presenza globale e uffici in Nord America, Europa e Asia Pacifico, Intralinks Data Room offre un’affidabilità senza pari, confermata dalla garanzia di operatività del 99,9% e da un tempo di risposta del supporto tecnico di appena 6 secondi.

Nel 2025, questa piattaforma continua a distinguersi per le sue funzionalità avanzate basate sull’intelligenza artificiale, che velocizzano notevolmente i processi transazionali. Non è un caso che Intralinks sia stata coinvolta in operazioni di grande rilievo, come l’acquisizione da 6,6 miliardi di dollari di TerraForm Power e quella da 6,7 miliardi di dollari di WGL Holdings.

In questa guida completa, esploreremo ogni aspetto di Intralinks Virtual Data Room, dalle sue caratteristiche tecniche al supporto clienti, fino alle integrazioni con altri strumenti essenziali per una due diligence efficace e sicura.

Intralinks Data Room: Caratteristiche tecniche e sicurezza

La sicurezza è il pilastro fondamentale su cui si basa Intralinks Virtual Data Room. Questa piattaforma offre un approccio completo alla protezione dei dati attraverso un’infrastruttura robusta e soluzioni all’avanguardia che garantiscono la massima sicurezza per ogni tipo di transazione.

Certificazioni: ISO 27001, SOC 2, GDPR

Intralinks è il primo fornitore di data room virtuale ad ottenere la certificazione ISO 27701, il più alto standard di certificazione per la privacy dei dati. Questo si aggiunge alle altre importanti certificazioni come ISO 27001, SOC 2 e la piena conformità al GDPR e HIPAA. Tale approccio alla sicurezza abbraccia non solo l’infrastruttura tecnologica, ma anche le persone, i processi e le policy aziendali.

Dal 2014, Intralinks ha superato centinaia di rigorosi audit condotti dai clienti, dimostrando la sua capacità di soddisfare o superare tutti i requisiti di sicurezza e conformità. Questa attenzione ai dettagli è particolarmente importante per le aziende che operano in settori altamente regolamentati.

Crittografia e gestione chiavi

I dati archiviati su Intralinks sono protetti con algoritmo AES a 256 bit, la stessa tecnologia raccomandata per documenti top-secret. Ogni file riceve una chiave di crittografia unica, con le chiavi di crittografia dei dati memorizzate in forma criptata nel database.

La trasmissione delle informazioni avviene tramite SSL 3.0 con crittografia a 128 bit, mentre i supporti per SSL 2.0 e cifrari deboli sono esplicitamente disabilitati. Un’innovazione particolare è la soluzione Customer Managed Keys (CMK), che offre ai clienti il controllo esclusivo sulle proprie chiavi master di crittografia. Questa tecnologia brevettata consente ai clienti di generare, ruotare e disattivare le chiavi secondo le proprie politiche, impedendo a chiunque, inclusa Intralinks stessa, di accedere ai dati senza il consenso del cliente.

Controllo accessi e audit trail

La piattaforma implementa l’autenticazione multi-fattore per verificare l’identità degli utenti prima di concedere l’accesso. Le autorizzazioni dettagliate consentono di gestire i permessi a livello individuale, come visualizzazione, modifica, salvataggio e stampa.

L’Information Rights Management (IRM) garantisce che la sicurezza rimanga integrata nei file anche dopo che questi lasciano il firewall aziendale. La funzionalità UNshare® permette di revocare istantaneamente l’accesso ai documenti anche dopo il download.

Il Report sulla Cronologia del Documento fornisce un audit trail completo per ogni documento, mostrando informazioni su quando è stato aggiunto alla VDR, modifiche alle autorizzazioni e aggiornamenti al documento o alle sue proprietà.

Esperienza utente e supporto clienti

L’accessibilità rappresenta uno dei punti di forza principali di Intralinks Virtual Data Room, con un’interfaccia progettata per bilanciare funzionalità avanzate e semplicità d’uso.

Interfaccia e facilità d’uso

Intralinks VDR si distingue per un’interfaccia pulita e priva di elementi superflui, che rende la navigazione intuitiva anche per gli utenti meno esperti. La dashboard principale presenta metriche di attività in forma grafica, permettendo di interpretare facilmente i dati relativi alle attività degli acquirenti. Il processo di aggiunta o rimozione degli utenti risulta notevolmente semplificato tramite la sezione “USERS and GROUPS” posizionata nella parte superiore dell’interfaccia, mentre la gestione dei permessi avviene attraverso la scheda “PERMISSIONS”.

App mobile per iOS e Android

Le applicazioni mobili di Intralinks, disponibili sia per iOS che per Android, consentono di eseguire molte delle stesse operazioni disponibili nella versione web. L’app iOS richiede dispositivi con Touch ID o Face ID per scaricare documenti offline, funzionando su iPad di 5ª generazione o più recenti e iPhone 5S o successivi. La versione Android è ottimizzata per dispositivi con tecnologia di scansione delle impronte digitali (Android 6.0 e successivi), ma rimane compatibile anche con dispositivi meno recenti che utilizzano Android 5.0. Entrambe le app permettono di visualizzare documenti, gestire autorizzazioni e sincronizzare automaticamente i file per garantire che siano sempre aggiornati.

Supporto 24/7 in più lingue

Intralinks offre assistenza clienti continua, 365 giorni all’anno, in ben 140 lingue. Il supporto è accessibile tramite chat dal vivo, email o telefono, con un tempo medio di risposta telefonica di soli 6 secondi. Questa disponibilità globale garantisce assistenza completa indipendentemente dalla posizione geografica o dall’orario di lavoro.

Manager dedicati e assistenza onboarding

Un elemento distintivo del servizio Intralinks è l’assegnazione di un manager dedicato che funge da punto di contatto unico per ogni cliente. Questo professionista, conoscendo a fondo le esigenze specifiche dell’azienda, fornisce una guida esperta supportata da un team globale. Inoltre, il team Client Assist si occupa delle operazioni più complesse, dalla configurazione iniziale della VDR fino alla chiusura del processo, permettendo al cliente di concentrarsi esclusivamente sulla transazione.

Integrazioni e compatibilità con altri strumenti

La versatilità di Intralinks Virtual Data Room si riflette nella sua capacità di integrarsi con numerosi strumenti di produttività, facilitando i flussi di lavoro aziendali e aumentando l’efficienza operativa.

Integrazione con Microsoft Office e Outlook

Intralinks VIA per Microsoft Outlook elimina la dipendenza dagli allegati email, garantendo che i contenuti condivisi siano facilmente accessibili, tracciabili e controllati. Gli utenti possono creare nuove cartelle all’interno dei Workspace esistenti, impostare autorizzazioni e attivare la protezione IRM direttamente dall’interfaccia di Outlook. L’oggetto dell’email diventa automaticamente il nome della nuova cartella, mentre tutti gli allegati vengono inseriti al suo interno. I destinatari ricevono un link al Workspace dove risiede il contenuto, accedendo ad esso in base ai permessi definiti (Editor o Viewer).

Firma elettronica con DocuSign

L’integrazione con DocuSign semplifica notevolmente la gestione dei contratti, consentendo firme elettroniche sicure per transazioni senza interruzioni. Questo connubio tecnologico risulta particolarmente vantaggioso per le organizzazioni sanitarie, dove la conformità normativa e le approvazioni rapide sono elementi critici. La possibilità di completare l’intero ciclo documentale all’interno della stessa piattaforma riduce significativamente i tempi di finalizzazione delle transazioni.

CRM e API: Salesforce e sistemi interni

Intralinks offre API RESTful che forniscono accesso, controllo e integrazione con i servizi principali della piattaforma. I connettori predefiniti permettono l’integrazione con sistemi esterni, tra cui Microsoft SharePoint e Salesforce, senza hardware o software aggiuntivi. Tramite queste API, le aziende possono collegare la data room ai propri sistemi interni, creando un flusso di lavoro unificato attraverso ERP, CRM o database personalizzati. Le aziende manifatturiere, ad esempio, possono ottimizzare la gestione della catena di approvvigionamento integrando i sistemi esistenti.

Pro e contro di Intralinks nel 2025

Valutando Intralinks nel panorama delle data room virtuali del 2025, emergono chiaramente punti di forza e aree di miglioramento che vale la pena analizzare prima di scegliere questa soluzione per le proprie esigenze di due diligence.

Per chi è consigliato Intralinks

Intralinks risulta particolarmente indicato per grandi imprese con volumi significativi di documentazione sensibile. In particolare, studi legali internazionali come Kingsley Napley hanno beneficiato dell’adozione di questa piattaforma per sostituire metodi di collaborazione obsoleti basati su email.

Le organizzazioni che gestiscono transazioni con elevati requisiti di conformità normativa troveranno in Intralinks un alleato prezioso, grazie alle sue certificazioni d’eccellenza. La soluzione è ideale anche per aziende che hanno bisogno di strumenti avanzati di redazione automatizzata per proteggere dati sensibili durante le fasi di due diligence.

Conclusione: Intralinks VDR nel panorama della due diligence digitale

Intralinks Virtual Data Room è una soluzione all’avanguardia per aziende che gestiscono transazioni ad alto rischio con massima sicurezza. Le certificazioni di primo livello, crittografia avanzata e tecnologia Customer Managed Keys offrono una protezione dati senza pari. Il valore aggiunto della piattaforma risiede nell’equilibrio tra sicurezza e praticità. Gli strumenti di redazione AI riducono i tempi della due diligence, mentre il supporto clienti multilingue 24/7 garantisce assistenza tempestiva. L’integrazione con Microsoft Office, DocuSign e Salesforce trasforma Intralinks in un hub centrale per il ciclo di vita delle transazioni aziendali, utile per flussi di lavoro complessi e requisiti normativi stringenti. La piattaforma eccelle in sicurezza, supporto clienti e funzionalità AI, fondamentali per M&A e due diligence di alto profilo. Tuttavia, la struttura dei costi poco trasparente e l’interfaccia migliorabile possono essere ostacoli per piccole e medie imprese con budget limitati. In generale, Intralinks VDR è una scelta ottimale per grandi organizzazioni con documenti sensibili e strumenti per collaborazioni sicure, ma richiede un’attenta valutazione delle esigenze specifiche e un confronto dettagliato dei preventivi con soluzioni alternative.